¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es, en definitiva, una factura. Es decir, una e-factura a nivel legal tiene la misma validez que una factura en papel: es un justificante de entrega de bienes y/o prestación de servicios. Para que una factura sea electrónica debe ser expedida y recibida en formato digital.
Factura electrónica. Obligatoriedad en Europa y España.
En Europa, la factura electrónica está ampliamente extendida en todos los países que conforman el continente. En la actualidad, el 100% de los países europeos hacen uso de la e-factura en sus transacciones comerciales.
En relación a la obligatoriedad, el 80,43% hace uso de la facturación electrónica de manera obligatoria, mientras que el 19,57% de los países la utilizan de manera voluntaria.
Italia y España son los principales referentes a nivel europeo, siendo ambos países pioneros en apostar por la introducción de la factura electrónica en el ámbito B2B.
La factura electrónica en España es obligatoria en el sector publico desde el 2015. Actualmente la obligatoriedad en el sector B2B se encuentra en fase de implementación gradual.
Fechas de interés:
Las grandes empresas tienen hasta el 1 de enero de 2025 para adaptarse a la nueva normativa B2B.
Las pymes tienen hasta el 1 de enero de 2026 para adaptarse a la nueva normativa B2B.
Factura electrónica. España.
En España la autoridad responsable de la facturación electrónica es la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y cumple con la normativa establecida en la Ley 25/2013 que recoge principalmente:
La obligatoriedad de la factura electrónica en España.
Formato de factura.
Registro contable de facturas.
Medidas para facilitar su implantación en el sector público.
En 2025, se espera que la facturación electrónica esté completamente implantada en España, con un volumen de facturas electrónicas superior a los 800 millones.
Tipos de facturas electrónicas.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen como las facturas de papel escaneadas y ficheros pdf que requieren de un tercero para ser introducidas en sistema. Ej: OCR.
Requerimientos y normativas para facturar electrónicamente a otras empresas y las administraciones públicas. (B2B & B2G).
La factura electrónica deberá cumplir los requisitos regulados en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.(requisitos como cualquier factura)
Garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante la firma electrónica, EDI, AEAT o medios alternativos.
Solicitud de consentimiento al destinatario a recibir la factura electrónica firmada y la especificación en el documento de la posibilidad de revocación en cualquier momento del consentimiento sin estar sujeto a modificación de precios.
Formato español Facturae y fomato europeo UBL 2.1 y CII (Cross Industry Invoice).
Plataforma: FACe
Formas de garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido de una factura electrónica:
Mediante firma electrónica.
Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Preguntas Frecuentes
No necesariamente. Existen otros formatos de factura electrónica. El formato Facturae 3.2, 3.2.1 ó 3.2.2 sólo son obligatorios en las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas.
Sí. FACe pone a disposición de los proveedores una interfaz de Web Services para el
envío y consulta de facturas de manera automática. Para más información puede consultar la
información de dichos servicios en: http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/FACe
Si desea integrar sus sistemas informáticos con FACe a través de la interfaz
de Web Services que FACe pone a disposición deberá dar de alta el certificado electrónico que
usará para firmar las comunicaciones de Web Services en la sección de alta de proveedores del
portal.
No. Las facturas en formato europeo (UBL y CII) no se firman.
Las facturas electrónicas en formato Facturae si deben estar, obligatoriamente firmadas con un certificado electrónico válido reconocido por Afirma.
Los tipos de firmas aceptados son: XAdES B-Level con política de firma, XAdES-EPES y
XAdES XL.
Recursos adicionales.
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-13722